Ogni versione di Windows aggiunge funzioni che restano invisibili perché nessuno le annuncia dove le persone guardano. Alcune sono davvero utili nel lavoro quotidiano. Queste otto le vediamo usare troppo poco.
1. Cronologia degli appunti
Premendo tasto Windows + V si attiva una cronologia delle ultime cose copiate. Da quel momento potete recuperare qualcosa che avevate copiato cinque passaggi fa, e potete "fissare" gli elementi ricorrenti: l'IBAN, l'indirizzo della sede, una firma. Chi compila spesso moduli risparmia una quantità di tempo notevole.
Nota per l'uso aziendale: la funzione può sincronizzare gli appunti fra dispositivi tramite l'account Microsoft. Se sui computer si copiano dati riservati, quella sincronizzazione va valutata e in genere disattivata.
2. Layout delle finestre
Passando il puntatore sul pulsante di ingrandimento di una finestra compare una griglia di disposizioni possibili: due colonne, tre colonne, una grande e due piccole. Su uno schermo grande cambia il modo di lavorare, perché si smette di ridimensionare finestre a mano.
Windows ricorda anche i gruppi creati: scollegando e ricollegando un portatile alla postazione, le finestre tornano dove erano.
3. Dettatura
Tasto Windows + H attiva la dettatura vocale, che in italiano funziona ormai molto bene, con punteggiatura automatica. Per chi scrive molte mail o verbali è un cambio di passo, soprattutto sui portatili.
4. Ricerca dentro i file
Nelle opzioni di indicizzazione si può chiedere a Windows di indicizzare anche il contenuto dei documenti, non solo i nomi. Su un archivio di offerte e contratti significa poter cercare il nome di un cliente e trovare tutti i file che lo citano. È una funzione che sostituisce, per molti usi, un sistema documentale.
5. Windows Sandbox
Presente nelle edizioni Pro, è un Windows usa e getta che si apre in una finestra: ci provate un programma sconosciuto, un allegato sospetto, una configurazione, e quando chiudete la finestra sparisce tutto. Va attivata dalle funzionalità facoltative e richiede la virtualizzazione abilitata.
Per chi deve verificare software di fornitori diversi è uno strumento di sicurezza notevole, e non costa nulla.
6. Cronologia file
Una funzione di backup automatico verso un disco esterno, con versioni successive dei documenti. Non sostituisce un backup aziendale strutturato, ma su una postazione singola, con un disco USB collegato, permette di tornare alla versione di ieri di un documento rovinato. Meglio di niente, ed è già lì.
7. Strumento di cattura con registrazione
Oltre alle schermate, lo strumento di cattura registra anche video dello schermo. Per spiegare un problema all'assistenza o per lasciare una piccola istruzione a un collega, un video di venti secondi vale una pagina di spiegazioni scritte male.
8. PowerToys
Non è preinstallato ma è ufficiale Microsoft, gratuito e sicuro. Contiene diverse utilità che colmano lacune vere:
- Rinomina in blocco: rinominare trecento file con una regola, funzione che manca a Windows da sempre.
- Estrazione testo da immagine: selezionate una porzione di schermo e il testo finisce negli appunti. Utilissimo con PDF scansionati e schermate.
- Zone personalizzate per la disposizione delle finestre, più flessibili di quelle standard.
- Anteprima di file aggiuntivi in Esplora file e avvio rapido dei programmi.
Il tema di fondo
Quello che accomuna queste funzioni è che risolvono attriti quotidiani a costo zero, ma nessuno le scopre da solo perché non appaiono da nessuna parte. In azienda questo si traduce in persone che fanno a mano cose che il computer farebbe da solo, spesso per anni.
Vale la pena, ogni tanto, dedicare mezz'ora a mostrare al personale tre o quattro funzioni di questo tipo: il ritorno è immediato e non richiede nessun acquisto.
Conclusione
Cronologia appunti, layout delle finestre, dettatura, ricerca nei contenuti, sandbox e PowerToys: tutto già disponibile, tutto gratuito. Se volete che le vostre postazioni siano configurate in modo omogeneo, con queste funzioni attive dove servono e disattivate dove creano problemi di riservatezza, possiamo definire una configurazione standard e applicarla su tutti i computer aziendali.