Le telecamere in azienda sono ormai la norma e i costi sono bassissimi. Proprio per questo si installano spesso senza considerare che riprendere persone significa trattare dati personali, e che quando fra quelle persone ci sono i dipendenti si applicano anche le regole sul controllo a distanza dei lavoratori.
Il principio da cui parte tutto
Devono esserci una finalità legittima e una proporzione. La sicurezza del patrimonio, la tutela contro furti e atti vandalici, la sicurezza sul lavoro sono finalità valide. Il controllo della produttività dei dipendenti non lo è.
La proporzione significa riprendere il meno possibile: se serve sorvegliare l'ingresso del magazzino, la telecamera inquadra quell'ingresso, non l'intera area dove le persone lavorano tutto il giorno.
I quattro adempimenti che servono
- Cartelli informativi ben visibili prima di entrare nell'area ripresa. Devono indicare almeno la presenza della videosorveglianza, il titolare e dove trovare l'informativa completa.
- Informativa completa disponibile, con finalità, base giuridica, tempi di conservazione, chi accede alle immagini, diritti degli interessati.
- Registro dei trattamenti aggiornato con il trattamento di videosorveglianza.
- Accordo sindacale o autorizzazione: quando le telecamere possono riprendere anche solo indirettamente i lavoratori — ed è quasi sempre così — serve un accordo con le rappresentanze sindacali oppure, in mancanza, un'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro. È l'adempimento più trascurato e insieme quello che espone di più.
Le aree dove non si può riprendere
- Spogliatoi, servizi igienici, aree di riposo e refettori: mai, in nessun caso.
- Postazioni di lavoro singole inquadrate in modo continuativo.
- Suolo pubblico oltre lo stretto necessario: l'inquadratura deve limitarsi alle proprie pertinenze.
- Proprietà dei vicini.
Tempi di conservazione
Le immagini vanno conservate per il tempo strettamente necessario. L'orientamento consolidato è di poche giornate, tipicamente entro le 24-48 ore, con estensioni motivate fino a circa una settimana per esigenze particolari come chiusure prolungate o siti isolati. Periodi più lunghi vanno giustificati da esigenze specifiche e documentate.
La cancellazione automatica va verificata: molti impianti hanno la sovrascrittura configurata su settimane o mesi perché nessuno l'ha mai impostata. Se il disco è capiente, l'impostazione predefinita è spesso "riempi tutto".
Chi può vedere le immagini
L'accesso va limitato a poche persone individuate per iscritto, con credenziali personali e non condivise. Le visualizzazioni dovrebbero essere tracciate. La consegna delle immagini a terzi avviene solo su richiesta dell'autorità giudiziaria o delle forze dell'ordine.
La parte tecnica che incide sulla conformità
- Cambiare le credenziali di fabbrica di telecamere e videoregistratore: le password predefinite sono pubblicamente note.
- Non esporre il videoregistratore direttamente su internet. Se serve l'accesso da fuori, va fatto tramite VPN o tramite il servizio del produttore con doppio fattore.
- Mettere le telecamere su una rete separata: sono fra i dispositivi meno aggiornati di qualsiasi azienda.
- Aggiornare il firmware periodicamente.
- Proteggere fisicamente il videoregistratore, che altrimenti è la prima cosa che un ladro porta via.
Conclusione
Una videosorveglianza a norma richiede cartelli, informativa, registro, accordo per i lavoratori, tempi di conservazione brevi e verificati, accessi limitati e impianto tecnicamente protetto. Sono cose che si sistemano una volta e mettono al riparo da sanzioni che superano di molto il costo dell'impianto. Se volete far verificare il vostro impianto sul piano tecnico e delle configurazioni, possiamo occuparcene.