Il cloud viene presentato come una spesa prevedibile: tanto per utente al mese, tutto incluso. Nella pratica, quasi tutte le aziende che ci passano scoprono nei mesi successivi delle voci che non avevano considerato. Non sono truffe, sono cose semplicemente assenti dall'offerta iniziale.
1. Il backup dei dati in cloud
È la voce dimenticata più frequente. Il fornitore garantisce la disponibilità del servizio, non il recupero di ciò che avete cancellato oltre il periodo di conservazione previsto, né vi protegge da un account compromesso che svuota una casella. Un servizio di backup di terze parti costa qualche euro per utente al mese e va messo a bilancio fin dall'inizio.
2. Le licenze che servono davvero
Il profilo economico spesso non include funzioni che poi risultano necessarie: strumenti di conformità, conservazione dei messaggi, gestione avanzata dei dispositivi, protezione contro il phishing più evoluta. Si scopre a metà migrazione che serve un livello superiore, e il conto per utente cambia in modo sensibile.
3. La migrazione
Spostare anni di posta e terabyte di documenti richiede tempo e strumenti. Va messo in conto un progetto di migrazione: preparazione, spostamento, verifica, sistemazione dei permessi. Non è una spesa ricorrente, ma la prima volta si sente.
4. La connettività
Con tutto in cloud, la linea diventa un servizio critico. Molte aziende devono passare a una connessione migliore o aggiungerne una seconda per non fermarsi quando la prima cade. È un costo mensile aggiuntivo che nasce direttamente dalla scelta cloud e va attribuito a essa.
5. Il traffico in uscita
Nei servizi di archiviazione e nelle infrastrutture cloud, caricare i dati costa poco o nulla, scaricarli costa. Chi usa il cloud come archivio e poi deve recuperare grandi quantità di dati riceve una fattura inattesa. Va verificato prima come sono tariffati i trasferimenti in uscita.
6. Le licenze del software esistente
Portare un gestionale su una macchina virtuale in cloud può richiedere licenze diverse da quelle possedute: alcuni produttori hanno condizioni specifiche per l'esecuzione su infrastruttura di terzi. Verificarlo prima evita contestazioni spiacevoli.
7. L'amministrazione
Il cloud elimina la manutenzione hardware ma non il lavoro: gestione delle identità, criteri di sicurezza, permessi di condivisione, dispositivi, revoche degli accessi. È lavoro diverso da prima, non lavoro in meno. Chi calcola un risparmio azzerando le ore di gestione IT si troverà smentito.
8. L'uscita
Nessuno ci pensa al momento della firma, ma cambiare fornitore o tornare indietro ha un costo: estrazione dei dati in formati utilizzabili, ricostruzione delle strutture di permessi, tempo di progetto. Chiedere fin dal principio in che formato potrete riprendervi i vostri dati è una domanda legittima, e la risposta dice molto sul fornitore.
Come tenere il conto sotto controllo
- Fate il confronto su cinque anni e su tutte le voci, non sul canone del primo anno.
- Rivedete le licenze ogni sei mesi: quasi tutte le aziende pagano per utenti che non ci sono più. È il risparmio più facile in assoluto.
- Assegnate i profili in base al ruolo: non tutti hanno bisogno del livello più alto.
- Impostate avvisi di spesa dove il servizio è a consumo, prima di ricevere la fattura.
- Mettete a bilancio backup e connettività fin dall'inizio: non sono opzionali.
Conclusione
Il cloud resta un'ottima soluzione per moltissime aziende, ma va valutato con il conto completo in mano. Le sorprese arrivano quasi sempre dalle stesse voci: backup, licenze del livello superiore, connettività e uscita. Se volete una valutazione dei vostri canoni attuali e una verifica delle licenze effettivamente utilizzate, possiamo prepararla.