La domanda arriva sempre nella stessa forma: "conviene di più il cloud o tenere il server qui?". La risposta onesta è che dipende, ma non nel senso vago del termine: dipende da variabili precise che si possono elencare e valutare.
Il confronto dei costi, fatto bene
Chi difende il server in sede confronta il prezzo di acquisto con il canone annuale e conclude che il cloud costa di più. Il conto però va fatto su cinque anni e includendo tutto.
Server in sede: acquisto hardware, licenze del sistema operativo e di accesso, gruppo di continuità, sistema di backup, spazio e condizionamento del locale, consumi elettrici, contratto di assistenza, ore di gestione e aggiornamento, sostituzione a fine vita, e il costo del fermo in caso di guasto.
Cloud: canone per utente, banda internet adeguata e possibilmente ridondata, eventuale servizio di backup dei dati cloud (che non è incluso, contrariamente a quanto molti credono), ore di gestione delle identità e dei permessi, costi di uscita se un giorno si volesse tornare indietro.
Fatto così, il divario si riduce parecchio e a volte si inverte. Ma il punto è che i costi non sono la variabile decisiva nella maggior parte dei casi.
Le variabili che contano di più
- La connettività. Se la vostra linea è instabile o l'upload è modesto, spostare tutto in cloud significa fermare l'azienda a ogni disservizio. Con due linee di operatori diversi il discorso cambia.
- Il tipo di file. Archivi pesanti su cui si lavora tutto il giorno stanno meglio vicini. Documenti d'ufficio stanno benissimo in cloud.
- Gli applicativi. Molti gestionali verticali sono nati per stare su un server locale e in cloud richiedono comunque una macchina virtuale: a quel punto il vantaggio di semplicità si assottiglia.
- Chi gestisce. Il cloud toglie manutenzione hardware ma aggiunge amministrazione delle identità, delle licenze e dei criteri di sicurezza. Non è "non serve più nessuno", è "serve qualcuno che faccia cose diverse".
- La continuità. Un guasto al server in sede si risolve con i vostri tempi e i vostri fornitori. Un disservizio del fornitore cloud si risolve con i suoi, e voi potete solo aspettare.
Il punto che quasi tutti sbagliano: il backup del cloud
I fornitori garantiscono che il servizio sia disponibile e che i loro datacenter non perdano dati. Non garantiscono di restituirvi ciò che voi avete cancellato oltre i tempi di conservazione previsti, né vi proteggono da un account compromesso che cancella la posta. Un servizio di backup di terze parti sui dati in cloud non è un'opzione da valutare: è parte della configurazione corretta.
La soluzione che sceglie la maggior parte delle PMI
Nella pratica l'assetto più diffuso e più equilibrato è ibrido:
- Posta, calendari e documenti d'ufficio in cloud, con doppio fattore e backup di terze parti.
- Gestionale e archivi pesanti su un server in sede, con backup locale e copia in cloud.
- Identità gestite in modo unificato, così ogni persona ha un solo accesso da attivare e da revocare.
Questo assetto sfrutta il cloud dove è imbattibile — collaborazione, accesso da ovunque, nessuna manutenzione — e tiene in sede ciò che dalla vicinanza trae un vantaggio reale.
Conclusione
Non esiste una risposta valida per tutti: esiste un confronto da fare su cinque anni, includendo tutte le voci, e soprattutto guardando connettività e applicativi. Nella maggioranza delle piccole aziende la configurazione ibrida è quella che regge meglio. Se volete un'analisi della vostra situazione con i numeri e non con le impressioni, possiamo prepararla.