Usare un indirizzo di posta gratuito generico per l'attività è ancora diffuso, soprattutto fra artigiani e piccole imprese. Costa nulla e funziona, ma ha due controindicazioni serie: comunica poca affidabilità e, soprattutto, l'indirizzo non è vostro. Se un giorno l'account viene chiuso o bloccato, l'azienda perde il proprio recapito principale.
Perché il dominio proprio
- L'indirizzo appartiene a voi: potete cambiare fornitore di posta senza cambiare indirizzo.
- Create caselle per reparto e per persona, e le revocate quando qualcuno lascia l'azienda.
- Chi riceve vede il nome dell'azienda: sui preventivi e sulle offerte fa differenza.
- Potete configurare i sistemi di autenticazione che determinano se le vostre mail arrivano o finiscono in spam.
I tre record che decidono se la posta arriva
Questa è la parte tecnica che risolve la maggior parte dei problemi di consegna. Sono tre voci da inserire nella configurazione DNS del dominio.
SPF
Dichiara quali server sono autorizzati a inviare posta per conto del vostro dominio. Se il vostro provider di posta, il gestionale che manda le fatture e il sito che invia i moduli sono tre sistemi diversi, devono essere tutti elencati. Un errore frequente è avere più record SPF separati: ne è ammesso uno solo, e in quel caso vale come non configurato.
DKIM
Aggiunge a ogni messaggio una firma crittografica che il destinatario può verificare. Dimostra che il messaggio è partito davvero da voi e che non è stato alterato. Va attivato sul provider di posta, che fornisce il valore da inserire nel DNS.
DMARC
Dice ai destinatari cosa fare quando un messaggio non supera i controlli precedenti: ignorare, mettere in quarantena o rifiutare. In più fa arrivare rapporti periodici su chi sta inviando posta a nome del vostro dominio, che è il modo per accorgersi di eventuali abusi.
Si parte in modalità di sola osservazione, si leggono i rapporti per qualche settimana per verificare che tutti i mittenti legittimi siano configurati, e solo dopo si irrigidisce la regola. Attivare subito il rifiuto senza aver controllato significa bloccare le proprie fatture elettroniche.
Gli altri motivi per cui la posta finisce in spam
- Indirizzo IP del server condiviso con mittenti di scarsa reputazione.
- Allegati pesanti o formati considerati rischiosi.
- Invii massivi fatti dalla casella normale invece che da una piattaforma dedicata alle newsletter.
- Testo con caratteristiche tipiche dello spam: tutto maiuscolo, molti punti esclamativi, solo un'immagine senza testo.
- Nome del mittente incoerente con il dominio di invio.
La sicurezza della casella
La posta aziendale è il bersaglio numero uno: chi entra nella casella dell'amministrazione può leggere tutto, inserirsi nelle conversazioni con i fornitori e cambiare le coordinate bancarie nelle fatture. Le misure minime:
- Autenticazione a due fattori su tutte le caselle, senza eccezioni.
- Password diverse da quelle usate altrove, gestite con un gestore di password.
- Controllo periodico delle regole di inoltro: una regola nascosta che inoltra tutta la posta all'esterno è la traccia classica di un account compromesso.
- Backup della posta con un servizio dedicato, perché il provider non garantisce il recupero di ciò che avete cancellato.
- Revoca immediata degli accessi di chi lascia l'azienda, con eventuale inoltro a un collega.
Conclusione
Posta con dominio proprio, SPF, DKIM e DMARC configurati correttamente e doppio fattore attivo: sono quattro interventi che si fanno una volta e che risolvono contemporaneamente il problema della consegna e gran parte del rischio di compromissione. Se le vostre mail finiscono in spam o non siete sicuri di come sia configurato il dominio, possiamo verificarlo e sistemarlo.